Wynajem powierzchni biurowych

Od czego zacząć wynajem powierzchni biurowej i czy warto skorzystać z usług doradcy?

Obecna od 15 lat na wrocławskim rynku partner zespołu Invest in Wrocław – Knight Frank Sp. z o.o., będąca częścią międzynarodowej grupy  doradców w zakresie nieruchomości , krok po kroku radzi jak sprawnie i na korzystnych  warunkach wynająć biuro.

Znalezienie powierzchni biurowej w  dobrej lokalizacji pod przyszłą siedzibę to nie lada wyzwanie dla osób, które niewiele wiedzą na temat specyfiki lokalnego rynku nieruchomości biurowych. Znalezienie odpowiedniej nieruchomości to zaledwie połowa sukcesu, trzeba jeszcze zadbać o korzystne warunki  najmu, co pozwoli w przyszłości uniknąć niepotrzebnych kłopotów i wydatków.

ETAPY POSZUKIWANIA POWIERZCHNI BIUROWEJ ORAZ REKOMENDOWANY PRZEZ KNIGHT FRANK SCENARIUSZ WYBORU NAJLEPSZEJ LOKALIZACJI BIURA ORAZ PROWADZENIA NEGOCJACJI Z WŁAŚCICIELEM POWIERZCHNI

Ogólna charakterystyka procesu najmu powierzchni biurowych

Proces pozyskiwania powierzchni biurowej  składa się z następujących etapów:

  1. Identyfikacja potrzeb Najemcy
  2. Przegląd rynku
  3. Analiza poszczególnych budynków
  4. Selekcja ostateczna
  5. Zamknięcie transakcji
Etap I Identyfikacja potrzeb Najemcy
Zdefiniowanie potrzeb Najemcy oraz oczekiwań odnośnie przyszłej siedziby następuje zwykle w oparciu o przyjęte cele strategiczne danej firmy oraz wskazane przez nią założenia takie jak lokalizacja, oczekiwana stawka czynszu, długość umowy, możliwość aranżacji powierzchni według potrzeb najemcy. Pragniemy podkreślić, że identyfikacja potrzeb jest kluczowym etapem całego procesu najmu powierzchni biurowej warunkującym sprawność dalszego działania i satysfakcję Najemcy.

                         

Etap II Przegląd rynku
W oparciu o wymagania potencjalnego Najemcy powinien zostać dokonany przegląd rynku powierzchni biurowych. Idealną sytuacją jest zlecenie analizy rynku nieruchomości biurowych renomowanej, doświadczonej na rynku lokalnym agencji nieruchomości, która działa w sektorze nieruchomości biurowych co najmniej od kilku lat. Kolejnym krokiem będzie przeprowadzenie wizji lokalnych w wybranych budynkach biurowych.

 

Etap III Analiza poszczególnych budynków

Niezbędną czynnością jest sporządzenie listy obiektów biurowych już istniejących oraz planowanych do realizacji w preferowanych przez Najemcę lokalizacjach. Na każdym etapie pomocny będzie agent, który pomoże  dokonać  wstępnej selekcji budynków, zawężając tym samym krąg zainteresowań potencjalnego Najemcy.

Na podstawie zapytania ofertowego, które powinno być skierowane przez Najemcę lub jego doradcę do Właścicieli wybranych nieruchomości, powinna zostać sporządzona charakterystyka budynków, uwzględniająca informacje na temat czynszów najmu, dostępności powierzchni oraz technicznych udogodnień poszczególnych budynków pod kątem oczekiwań Najemcy.

Następnym krokiem jest stworzenie tzw. krótkiej listy budynków, które będą poddawane przez Najemcę wizjom lokalnym oraz dalszym analizom.

Po sporządzeniu krótkiej listy budynków Najemca powinien dokonać szczegółowej analizy porównawczej wyselekcjonowanych opcji.

Następnie Właściciele wybranych budynków powinni zostać poproszeni o przygotowanie wstępnych planów aranżacyjnych w celu zobrazowania funkcjonalności wybranych powierzchni. Wielu Wynajmujących oferuje takie usługi, niemniej jednak Najemca w celu weryfikacji proponowanych rozwiązań aranżacji powierzchni może zaangażować do tego procesu wybranych przez siebie architektów.

             

Etap IV Selekcja ostateczna

Po dokonaniu stosownych analiz, w celu ustalenia ostatecznych preferencji co do lokalizacji oraz przedyskutowania strategii negocjacyjnej Najemca powinien do prowadzenia dalszych negocjacji wybrać finalnie dwa budynki biurowe. W tym etapie bardzo ważną rolę spełnia agent, który przy współpracy z prawnikami Najemcy z pewnością zarekomenduje negocjacje dwutorowe w celu zabezpieczenia interesów Najemcy.

 

Etap V Zamknięcie transakcji

Etap ten związany jest z  przygotowaniem  stosownej dokumentacji potrzebnej do podpisania listu intencyjnego oraz zakończy negocjacje z Właścicielem wybranej nieruchomości.

 

Rekomendowany przez firmę Knight Frank scenariusz procesu poszukiwania powierzchni oraz prowadzenia negocjacji przez potencjalnego Najemcę we Wrocławiu

 

Uwzględniając przedstawione przez Najemcę zapotrzebowanie na powierzchnię biurową proponujemy – w celu zabezpieczenia wszystkich jego interesów i ryzyk biznesowych – prowadzenie negocjacji zmierzających do podpisania umowy najmu na okres minimum 5 lat z przysługującą Najemcy opcją jej przedłużenia na kolejne 5 lat na warunkach obowiązujących w ostatnim roku najmu. Najemca, aby mógł z niej skorzystać musi zgłosić zamiar skorzystania z niej na 12 miesięcy przed zakończeniem obowiązującej umowy najmu. Dodatkowo proponujemy wprowadzenie do umowy kolejnej opcji jednostronnej i przysługującej Najemcy  dającej mu prawo do rozwiązania umowy najmu po 3 latach jej obowiązywania. Na rynku polskim dosyć często stosowane są tego typu mechanizmy. Opcja ta pozwala Najemcy swobodnie prowadzić działania biznesowe, a w razie potrzeby umożliwi rozwiązanie umowy np. w celu zmiany lokalizacji biura, jeśli dalszy rozwój w wybranej lokalizacji nie będzie możliwy. Należy mieć jednak na uwadze, że takie rozwiązanie może wiązać się z dodatkowymi kosztami np. zwrotem części wartości nakładów na aranżację powierzchni poniesionych przez Właściciela obiektu lub zapłatą kary umownej z tytułu rozwiązania umowy, która stanowić może np. 40-50% wartości przyznanych Najemcy zwolnień czynszowych, wykorzystanych w trakcie obowiązywania umowy najmu.

Ponadto  proponujemy zawrzeć w umowie klauzulę gwarantującą Najemcy urynkowienie stawek czynszu w dodatkowym okresie najmu po przedłużeniu umowy. Jest to możliwe poprzez wprowadzenie do umowy zapisu o tzw. rewizji stawki czynszowej (rent review). Daje on prawo  porównania stawek w ostatnim roku obowiązywania umowy najmu ze stawkami rynkowymi poprzez zewnętrznego arbitra/ arbitrów powołanego przez strony umowy. Jeśli okaże się, że stawki rynkowe w ostatnim roku obowiązywania umowy były  niższe niż płacone przez Najemcę, to Najemcy  przysługuje  prawo do obniżenia stawek do rynkowego poziomu w kolejnym okresie najmu, na który jest przedłużana umowa. Jeśli natomiast stawki rynkowe były wyższe niż płacone przez Najemcę, to stawki z ostatniego roku obowiązywania umowy pozostaną wiążące dla obydwu stron w przypadku przedłużenia umowy.

Praktyka rynkowa pokazuje, że warto jest poruszać się w procesie najmu powierzchni biurowych z doświadczonym na danym rynku agentem, gdyż Najemca skróci czas przeznaczony na poszukiwanie biura oraz zyska poczucie, że jego interesy będą należycie reprezentowane podczas negocjacji z Właścicielem biurowca. Standardowe działania Agenta zazwyczaj przedstawiają się w sposób następujący:

  • podpisanie umowy o współpracy pomiędzy Agentem i Najemcą,
  • sprecyzowanie szczegółowego zapotrzebowania Najemcy i przygotowanie programu działania,
  • przygotowanie i rozesłanie pierwszego zapytania ofertowego do wybranych Właścicieli wraz z prośbą o przygotowanie wstępnej aranżacji w celu sprawdzenia efektywności powierzchni,
  • podsumowanie oraz szczegółowa analiza otrzymanych ofert i aranżacji, a następnie sformułowanie rekomendowanej krótkiej listy najlepszych dla Najemcy budynków,
  • rozesłanie ponownego zapytania ofertowego do Właścicieli budynków z prośbą o zweryfikowanie przedstawionych ofert oraz przedstawienie możliwie najlepszej oferty Najemcy,
  • podsumowanie zebranych ofert a następnie rekomendacja ostatecznej lokalizacji, negocjacje i potwierdzenie finalnych warunków,
  • negocjacje listu intencyjnego wraz ze wszystkimi warunkami komercyjnymi oraz terminami/ podpisanie listu intencyjnego,
  • negocjacje treści umowy najmu/ podpisanie umowy najmu.

Artykuł przygotowany przez partnera Invest in Wrocław – firmę Knight Frank.

Knight Frank logo_RGB